仕事を早くこなす方法（選択肢を絞る）
最低限のクオリティは大切だけど仕事は早い方がいい
いろいろな人と仕事をやっていると仕事を早くこなす人と遅い人がいる。
ある程度丁寧に仕事をした方がいいとは思うけど、丁寧にしすぎて遅いなんてこともある。
業務によってはスピードが遅いことで仲間に迷惑をかける事があり、ひいては会社の損失に繋がる場合だってありますよね。
もちろんスピードばかりに気を取られてやり直しになるのは論外だけど、やっぱり仕事は早い方がいい。ということは、詰まるところある程度のクオリティを保ちつつスピードを上げる事が大切だと思う。
そうだとすると、時間がかかる部分をなるべく減らしていった方がいいと思っていて、仕事をするに際し時間がかかる部分って何なのか？って考えてみると、私が思うに意思決定までのプロセスに時間がかかっている場合が多い様に思う。
じゃあ具体的にどうすれば早くできるのだろう・・・。
仕事が遅い人の特徴
私の個人的な感覚ですが、仕事が遅い人って意思決定までの時間のかけ方がかなり長い。例えば書類を作る依頼を受けた場合に、ワードとエクセルや他のアプリなど何を使うか迷って時間がかかってしまったり、書類の書き方に迷って時間がかかったりしてしまう。
ワードとエクセルの選択だったら文章だけならワードで、表を使うものならエクセルを選択する事が多いと思うけど、本人のスキルとしてエクセルしか使った事がない状態で文章のみの書類の依頼を受けた場合は、とりあえずエクセルで作成した方が良かったりすると思うけど、その判断ができなくて迷って人に質問してみる。質問された相手からすると文章ならワードっていう答えになる可能性があってそれに戸惑いながら仕事をすることになると思う。こうなるとかなり時間がかかってしまう。そもそも書類を作るという目的に対して、自分のスキル（選択肢）を整理するだけで最初からエクセルで作業に取りかかれるので無駄が少なく仕事ができたのかもしれない。
エクセルとワードの話はそこまで重大な話ではないけど、仕事が遅い人の意思決定ってこれと本質的に似ている部分があると思う。つまり経験が少なくて何を選んでいいのか分からなくて、仕事の目的に対して選択肢にどんなものがあるのか？どの選択肢を選べばいいのか判断できないというところです。
意思決定をする時って突き詰めると目的があってそれに対してどちらを選ぶのか、やるのかやらないのかなどの2択になることがほとんど。なのでそこまで掘り下げられるかどうかが鍵になると思う。逆にいうと、この2択に絞る事ができずに意思決定にあまり関係がない様なところで迷ってしまうから、時間がかかってしまう事が多い様に思うんです。
では選択肢を絞る方法はどうすればいいのか？
仕事を早くするには選択肢を絞る
私は選択肢を絞る場合に大切だと思っている事が・・・
- どういった選択肢があるのか明確にする。
- その選択肢を選んだことによってどういった結論になりそうなのか考える。
- 結論を考えてどちらの方が有利になるのか比較してみる。
という3点が重要だと思う。
どういった選択肢があるのか明確にする。
例えば何かを依頼された場合にその内容が明確に指示があるものであれば迷うことはない。そうではなく依頼者がなんとなくこうしたいというフワッとした依頼を受ける場合がある。問題となるのがこういった目的が把握し難いところでその手段を選択しなければならない場合です。
何となくこうしたいっていう依頼は、そのこうしたいっていうのは具体的に何なのか？どうすればその目的に近づけるのか考えて、そうするためにはどの手段があるのか整理する必要がありますよね。ここでのポイントってこうしたいって言われた時に逆にどうなりたくないのか？何を守りたいのか確認しておくということ。そうするとこうしたいという目的と避けたい部分がわかるので具体化しやすくなって本来の目的に導く選択肢は何があるのか考え易くなりそうですよね。
目的が具体化するとそれに対してどんな選択肢があるのか？自分には何ができるのか考えてみて選択肢を明確にする。
その選択肢を選んだことによってどういった結論になりそうなのか考える。
選択肢がわかればその結論を考えてみて、本当にそれが上手くいく選択肢なのか考えてみる。その選択肢を選んだ場合にどういった結論になるのかということと、その反対に依頼主の目的から逆算してその選択肢に繋がるかというのを考えてみる。繋がればその選択肢は今回の依頼主の目的と繋ぐ選択肢として選ぶことができる。
結論を考えてどちらの方が有利になるのか比較してみる。
選択肢が依頼主の目的と繋がっていることを確認したら、失敗した場合の損失についても考えた方がいいと思う。失敗した時の損失があまりにも大きいと博打になってしまうから選択肢として妥当でないのかもしれない。もちろんその損失を回避したり減らす方法も考えた方がいい。ただここで大切なのは損失を無くす方法を考えすぎないことです。これは私が仕事をやっている時に実際に感じたことなんですが、一つの選択肢についてどうすれば損失を無くす事ができるのか？ということばかりにフォーカスしすぎてしまって、他にいい選択肢があるのにそこに気づけなくて時間がかかってしまう事があるんです。ここで時間をかけすぎてしまうのは勿体無いから他の選択肢を踏まえ多角的に考えられる様に注意した方がいいと思う。
また目的に照らして考える必要がないところを考えすぎてしまうこともあるから要注意。そんな時は選択肢がその目的に影響するのか考える事で結論を出せると思う。
以上を踏まえ、選択肢が複数ある場合にどちらがいい結果をもたらすのかということと、失敗した場合の損失を比較してより良い選択肢だと感じる方を選択すれば迷う時間が減って意思決定は早くなると思う。
まとめ
仕事が遅い人は今ある選択肢を理解することができずに、ただただ迷っている時間が長くて意思決定に時間がかかっている事がある。
そうならないために選択肢を明確にして迷う時間を減らし、その選択肢を吟味する事で意思決定にかかる時間を減らす事ができ、その結果として仕事を早く進められるかもしれない。
仕事が遅いと言われた事がある人へ
もしも仕事が遅いと言われた事がある人は一度意思決定について考えてみるのもいいかもしれない。
その時のポイントとして自分が操作できる範囲を意識して変えられる部分を変えていけるといいと思う。操作できない部分は何なのかというと、例えば相手が遅いからできないってことがあるかもしれない。そんな時は相手を変えることはできないから、相手が遅いことを前提にして自分に何ができるのかを考えていこう。変えられないところにストレスを感じるのはわかるけど、そこを考えても仕方がないから自分が操作できる範囲でいい選択肢を見つけよう。
もしかしたらそうすることで今より仕事が早くなるかもしれない。
私も選択肢を整理する術を磨いて仕事を早くできる様に頑張る。
一緒に頑張ろう٩( ᐛ )و
